• darkblurbg

PRIVACY- EN DATA BEVEILIGINGSBELEID

Verantwoordelijkheid

Kevin S. Thompson, Doctor of Chiropractic, manager, eigenaar

Amsterdam Chiropractie Centrum (ACC), Vondelstraat 11, 1054 GC Amsterdam 

T: 020 622 82 69   | E: kstdc@amsterdamchiropractiecentrum.com

Cliniko, practice management software for health clinics, processor and controller of the data 

E: info@cliniko.com

Europese Data Protection Officer (DPO) van Cliniko: VeraSafe EU 

E: support@verasafe.com

https://www.verasafe.com/privacy-services/contact-article-27-representative/

 

Reikwijdte, doel en rechtsgrond van de gegevensverwerking

ACC wil de best mogelijke chiropractische zorg verlenen aan haar patiënten in overeenstemming met de kwaliteitseisen en beroepscode in de chiropractie en met de wet- en regelgeving

De verwerking van uw persoonlijke gegevens is noodzakelijk op grond van wet- en regelgeving en de overeenkomst die ontstaat bij de intake in ACC. Er is ook een noodzaak op grond van gerechtvaardigd belang, bijv. in geval van declaratie bij de zorgkostenverzekering, om fraude te voorkomen. 

Om u de best mogelijke chiropractische zorg te kunnen bieden is identificatie en registratie van uw persoonsgegevens en burgerservicenummer (BSN) noodzakelijk, evenals open en transparante communicatie zowel met u als met andere zorgaanbieders, als daarvoor een noodzaak bestaat (WBSN-Z en aanvullende bepalingen).

 

Goed om te weten:

Als u ons de gevraagde gegevens niet wenst te verstrekken, is het ons wettelijk niet toegestaan u in te schrijven als patiënt en kunnen we u helaas geen chiropractische behandeling bieden.

 

Identificatie en legitimatie

Bij uw intake zijn we wettelijk verplicht u te identificeren met uw geldig paspoort, identiteitskaart, rijbewijs of verblijfsvergunning evenals met uw BSN. 

We maken daarvan geen kopie of scan en lezen het document niet elektronisch in.

Het type identificatiedocument, het nummer ervan en BSN worden in uw patiëntendossier genoteerd. 

 

Registratie van uw persoonsgegevens

ACC registreert:

·      uw volledige naam | geboortedatum | geslacht 

·      woonadres | e-mailadres | telefoonnummer

·      soort en nummer van het geldige identificatiedocument (paspoort, ID-kaart, rijbewijs of verblijfsvergunning)

·      verzekeringsgegevens |  BSN

·      gezondheidsinformatie verstrekt door uzelf of, met uw toestemming, door andere zorgverlener(s)

·      aantekeningen van de chiropractor over uw behandeling

·      communicatie over afspraken en facturen  

Daarnaast kunnen er binnen het Cliniko systeem voor marketingdoeleinden links aangebracht worden naar dossiers van andere patiënten zoals familieleden of vrienden of van een patiënt door wie u naar ons verwezen bent (netwerk).

 

Gebruik van uw persoonsgegevens

In uw patiëntendossier maakt de chiropractor aantekeningen over uw gezondheidsgeschiedenis en de behandeling.

De ACC ondersteunende staf heeft contractueel een geheimhoudingsplicht over alle patiëntengegevens.

Communicatie over afspraken en facturen maken ook deel uit van het patiëntendossier.

Wij zijn terughoudend in het versturen van marketingberichten via SMS of e-mail.

U kunt aangeven wel of niet berichten van dit type te willen ontvangen. 

 

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

ACC is wettelijk verplicht uw gegevens 15 jaar in archief te houden*.

 

Bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens

Het beroepsgeheim en de geheimhoudingsplicht gelden in de ruimste zin van het woord voor alle medische en administratieve persoonsgegevens van patiënten onder behandeling van ACC.

ACC heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die voor de bescherming van uw gegevens noodzakelijk zijn. ACC blijft dit doen bij nieuwe technische of wettelijke ontwikkelingen in de persoonlijke databescherming.

Uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen, verwerkt en gecontroleerd in Cliniko (zie: Verantwoordelijkheid). 

Cliniko stelt zich garant dat dit op een passende en veilige manier gebeurt, in overeenstemming met de wet- en regelgeving die geldt in de Europese Unie. 

 

Delen van uw persoonsgegevens

ACC deelt uw gegevens alleen met anderen als dat nodig is voor het leveren van goede zorg bijv. met uw huisarts of zorgverzekeraar. Als uw toestemming daarvoor wettelijk voorgeschreven is, vragen we u die vooraf (schriftelijk).

ACC deelt uw gegevens niet met partijen gevestigd buiten de Europese Unie. 

In geval van herstructurering van het bedrijf, zou ACC uw gegevens kunnen delen met een andere partij als dat noodzakelijk is voor het doel. Dit geldt ook in het geval van (nieuwe) wettelijke verplichtingen die op ACC van toepassing zijn.

 

Datalekken

ACC en Cliniko hebben alle mogelijke maatregelen genomen ter voorkoming van datalekken en blijven dit doen. Mocht zich desondanks een zodanig datalek voordoen dat het een aanzienlijk risico voor uw rechten en vrijheid met zich meebrengt, dan waarschuwen wij u onmiddellijk.

 

Uw privacyrechten

U heeft het recht om:

·      uw persoonsgegevens in te zien

·      correctie of aanvulling van de gegevens te vragen (rectificatie)

·      te vragen om beperking van de verwerking van uw gegevens (minder gegevens laten verwerken)

·      te vragen om uw gegevens aan anderen over te dragen (dataportabiliteit) 

·      uw gegevens te laten verwijderen* (recht op ‘vergetelheid’) 

·      bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking 

Zie verder onder ‘Verantwoordelijkheid’ en/of neem contact op met De Autoriteit Persoonsgegevens

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

Als u van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, kunt u ACC daar per brief of per e-mail om vragen.

Wij reageren dan binnen een redelijke termijn, maximaal 1 maand.

 

*Bij een verzoek tot verwijdering van uw gegevens kan om identificatie gevraagd worden. Bij verwijdering worden de gegevens uit het actieve deel van het systeem verwijderd. Om aan de wettelijke verplichting (WGBO) te voldoen, blijven de gegevens nog 15 jaren bewaard in het inactieve deel van het Cliniko-systeem.

 

Uw plicht m.b.t. de persoonsgegevens

Als er een wijziging komt in uw persoonsgegevens dient u die door te geven per brief of per e-mail aan: contact@amsterdamchiropractiecentrum.com.

Op die manier kunnen we uw gegevens up-to-date houden, zoals de wet van ons vraagt.


ACC - POLICY STATEMENT ON DATA PRIVACY AND SECURITY

 

Accountability

Kevin S. Thompson, Doctor of Chiropractic, manager, owner

Amsterdam Chiropractie Centrum (ACC), Vondelstraat 11, 1054 GC Amsterdam 

T: 020 622 82 69   | E: kstdc@amsterdamchiropractiecentrum.com

 

Cliniko, practice management software for health clinics, processor and controller of the data 

E: info@cliniko.com

Cliniko’s European Data Protection Officer (DPO): VeraSafe EU 

E: support@verasafe.com

https://www.verasafe.com/privacy-services/contact-article-27-representative/

 

Scope, purpose and legitimate interest of data collecting and processing

ACC wants to offer the best possible chiropractic health care to patients in compliance with the quality standards in the chiropractic field and with relevant laws and regulations

Processing your personal data is necessary for compliance with our legal obligations and for the performance of the contract that begins with your intake process at ACC. There is also a necessity on the ground of the purpose of a legitimate interest, e.g. the submission of invoices to health insurance companies, to prevent fraud (WBSN-z). 

In order to offer you the best possible chiropractic health care your identification and registration is necessary, as is open and transparent communication with you and other health care providers, provided that you have given your consent to communicate with them.

 

Need to know

If you do not wish to provide us with your personal data that we need to require, we regret to inform you that we are not allowed by law to register you as a patient and provide you with chiropractic treatment.

 

Identification and legitimation

At the intake process we are legally obliged to ask you for identification and legitimation using a valid passport,

ID-card, driver’s license or residency permit as well as your BSN (Personal Identification Number).

We do not copy or scan any document or read it with an electronic device.

Only the type of document and number will be registered in your file.

 

Registration of your personal data

ACC registers:

·      your full name | date of birth | gender 

·      home address | e-mail address | telephone number 

·      type of valid identification document and its number (passport, ID card, driver’s license or residency permit) 

·      insurance data | BSN 

·      your health history, information provided by yourself or, with your consent, by other health care providers

·      chiropractor’s treatment notes

·      communication regarding appointments and invoices

In addition: for marketing purposes we could link other patients’ names to your file, such as a family member, friend, colleague or referrer (network).

 

Use of your personal data

The chiropractor notes in your file about your health history and treatment.

The ACC support staff is obligated by contract to maintain theconfidentiality of all personal data.

Communications about appointments and invoices are part of your file.

ACC has a restrictive policy in sending marketing messages by SMS or e-mail. 

You can choose to opt out or opt in for these types of messages, should they ever be sent.

 

Term of keeping your personal data

ACC is lawfully obligated to archive your data for 15 years*.

 

Protection and security of your personal data

ACC is professionally and legally obligated to keep all medical and administrative data of patients private and secure in the broadest sense. 

ACC has taken all appropriate measures, both technical and organizational, for the protection and security of your personal data. ACC will continue to do so in case of technical innovations or legal adjustments in this field.

Your personal data are stored, processed and controlled by Cliniko (see: Accountability).

Cliniko guarantees that these processes are executed in an appropriate and safe way and in compliance with the laws and regulations of the European Union.

 

Sharing your personal data

ACC will not share your personal data with others unless this is necessary to provide good health careincooperation with other health care providers like your General Practitioner. If your consent is legally obligated, we will ask you for it.

ACC will not share your personal date with bodies outside of the European Economic Area. 

ACC could share your personal data with third parties as a part of a Clinic restructure or for other reasons to comply with a legal obligation upon us.

 

Data breaches

ACC and Cliniko have taken all appropriate measures to prevent data leaks and will continue to do so. Nevertheless, should a data leak occur of a nature with a high risk for your rights and freedom, then you can be sure that we will contact you immediately.

 

Your privacy rights

You have the right to:

·      ask for access to your data

·      ask for rectification if you find inaccurate or incomplete data in your ACC records

·      request to transfer your data in a readable format to others (data portability)

·      ask for the erasure of your data*

·      object to processing your personal data

See: ‘Accountability’ and/or contact Autoriteit Persoonsgegevens

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

Should you need to exercise one or more of these rights, please send your request to ACC by letter or e-mail.

We will respond adequately within a reasonable term, max. 1 month.

 

*In case of a request to erase personal data, we may ask for your identification. By erasing, your data will be removed from the active part of the Cliniko-system. In compliance with the law (WGBO), we must keep your data in the inactive part of the system for 15 years.

 

Your obligation

In order to keep your personal data lawfully up-to-date, you need to inform us about any relevant changes by e-mail to contact@amsterdamchiropractiecentrum.comor by letter.